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Datensätze bearbeiten

Im folgenden werden die einzelnen Felder und Eingabemöglichkeiten des Hauptfensters (Datenblatt) beschrieben. Sie finden jeweils eigene Abschnitte für

Das Hauptfenster ist die zentrale Eingabemaske für alle Stammdaten. Weitere Informationen können in zusätzlichen Fenstern abgelegt werden. Diese werden in einem eigenen Abschnitt besprochen.

 Relax 4.1 Hauptfenster

 

Allgemeine Informationen

Das Hauptfenster ist in mehrere Bereiche unterteilt. Sie finden ganz oben die Leiste für Hilfsinformationen. Dort werden (jeweils links und rechts außen) die interne laufende Nummer des Datensatzes angezeigt, weiter innen der jeweilige zuständige Kundenbetreuer (meistens Initialen), und in der Mitte die derzeit eingestellte Sortierung.

Der Hauptdatenbereich ist zunächst zweigeteilt. Im linken Bereich sehen Sie die Personendaten, im rechten Bereich die Firmendaten.

Da in Relax zusätzlich die Beziehungen zwischen Personen und Firmen abgebildet werden können, gibt es einen dritten Bereich: Die Zuordnungen.

Damit die Zugehörigkeit der Daten leichter erkennbar ist, sind die Felder und die dazugehörigen Beschreibungen unterschiedlich eingefärbt:

  • Alle Felder, die die Person betreffen sind blau.
  • Alle Felder, die die Firma betreffen sind rot.
  • Alle Felder, die die Zuordnung der Person zur Firma betreffen sind schwarz.

Im untersten Bereich sind die Selektoren und Memofelder (jeweils links und rechts) zu sehen. Für Details zu den Selektoren lesen Sie bitte das Kapitel Selektoren.

 

Personenstamm

Der Personenstamm umfaßt von oben nach unten gesehen folgende Felder:

  • Zuname
  • Vorname
  • Anredekennzeichen (Ohne, Herr, Frau, Familie)
  • Titel/Grad
  • Straße
  • Land
  • Plz
  • Ort
  • Telefon
  • Telefax
  • Mobilfunk
  • E-Mail
  • Memofeld

Die Felder sind in logischen Gruppen zusammengefaßt.

Namen und Titel

Die Felder, die zum Namen der Person gehören, bestehen aus den Feldern Zuname, Vorname, Titel und Anrede.

Zuname

Im Feld Zuname wird einfach der Zuname der Person eingetragen. In diesem Feld ist eine automatische Korrektur eingebaut, die die eingegebenen Zeichen in Groß- und Kleinschreibung umwandelt. Sollten Sie die Umwandlung nicht wünschen, verlassen Sie das Feld nicht mit Tab oder Enter, sondern drücken Sie stattdessen Strg+Enter.

Vorname

Im System ist ein Namenskatalog eingebaut. In den meisten Fällen wird beim Eintrag eines Namens automatisch die richtige Anredeform (Herr oder Frau) gewählt. Sollte dies einmal nicht funktionieren, legen Sie die Anrede bitte manuell fest. Der Vornamenkatalog lernt neu eingetragene Namen dazu. Bezüglich der automatischen Konvertierung gilt dasselbe, wie für das Feld Zuname.

Titel

Das Programm überprüft automatisch die eingetragenen Titel, akademische Grade oder Adelsprädikate. Die gängigen Titel werden dabei erkannt und automatisch in die korrekte Schreibweise und Reihenfolge gebracht. Über das Titelverzeichnis stehen in der Briefanrede auch die ausgeschriebenen Formen der Titel zu Verfügung.

Anredekennzeichen

Stellen Sie im Listenfeld das richtige Anredekennzeichen ein. Dieser Code wird im Vornamenkatalog automatisch abgelegt.

Anschrift

Die Felder zur Anschrift sind für Personen und Firmen identisch. Im Fall von Personen (linke Seite) ist die Privatanschrift zu verstehen. Bei Firmen ist natürlich die Firmenanschrift einzutragen. Die Anschrift besteht aus den Feldern Straße, Land, Plz und Ort.

Straße

In diesem Feld ist eine automatische Korrektur eingebaut, die die eingegebenen Zeichen in Groß- und Kleinschreibung umwandelt sowie Bindestriche gemäß der üblichen Schreibweisen laut Duden setzt. Sollten Sie die Umwandlung nicht wünschen, verlassen Sie das Feld nicht mit Tab oder Enter, sondern drücken Sie stattdessen Strg+Enter. Bei kleinen Orten, die keine Straßennamen haben, tragen Sie die Hausnummer direkt in das Feld Straße ein und zwar angeführt von der Bezeichnung Nr. Wenn Relax 4.1 eine Nummer erkennt, wird der Text Nr. automatisch beim Verlassen des Feldes eingetragen.

Land

Tragen Sie hier den dreistelligen internationalen Ländercode ein. Dieser Code entspricht den Autokennzeichen. Sie können die Bezeichnungen auch in der Länderliste nachschlagen. Dazu geben Sie z.B. ein Fragezeichen ein und drücken Enter.

Wird das Landeskennzeichen nicht gefunden, so werden Sie zur Eingabe des Ländernamens aufgefordert. Das System liefert dann den korrekten Ländercode und trägt diesen ein.

Der Ländercode wird auch für die korrekte Adressierung benötigt. Tragen Sie daher unbedingt immer den Ländercode ein, auch wenn es sich dabei um eine österreichische Adresse handelt.

Plz

In das Programm ist ein Postleitzahlenverzeichnis integriert. Dieses Verzeichnis arbeitet automatisch. Bei Eintrag einer Postleitzahl wird der Ort übernommen. Der Katalog kann aber auch umgekehrt angewandt werden: Wenn Sie nur den Ortsnamen, nicht aber die Postleitzahl kennen, tragen Sie den Ortsnamen (bei leerem PLZ-Feld!) ein, die Postleitzahl erscheint dann automatisch.

Ort

Soferne nicht automatisch eingetragen, müssen Sie hier den Ortsnamen angeben. (Bei kleinen Orten, die keine Straßennamen haben, tragen Sie die Hausnummer direkt in das Feld Straße ein und zwar angeführt von der Bezeichnung Nr.)

Kommunikation

Diese Rubrik beinhaltet Informationen über Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail-Adressen. Die zugehörigen Felder sind Telefon (Vorwahl und Rufnummer), Telefax (Vorwahl und Rufnummer) und Mobilfunk (Vorwahl und Rufnummer) sowie E-Mail. Im Prinzip arbeiten alle drei Feldkombinationen gleich.

Telefon

Tragen Sie hier die (Festnetz-)Telefonnummer ein. Im ersten Feld erwartet Relax die Vorwahl. Tragen Sie für inländische Nummern im ersten Feld die Vorwahl (also z.B. 01 oder 02236) mit führender Null ein.

Bei ausländischen Nummern empfiehlt sich die Schreibweise +LKZ (Vorwahl ohne Null), z.B. +49(5342). Auf diese Weise kann in einer späteren Version automatisch eine Konvertierung vorgenommen werden.

Im zweiten Feld tragen Sie bitte die Rufnummer ein.

Es wird empfohlen, diese Eintragungen ohne Leerzeichen vorzunehmen, da dann auch eine Suche nach Telefonnummern möglich ist. Tragen Sie bitte private Nummern auf der Personenseite und Firmennummern auf der Firmenseite ein!

Telefax

Tragen Sie hier die Faxnummer wie bei Telefonnummer angegeben ein!

Mobilfunk

Tragen Sie hier die Mobilfunknummer wie bei Telefonnummer angegeben ein!

E-Mail

Tragen Sie die private E-Mail-Adresse der Person ein. Wenn Sie einen MAPI-fähigen E-Mail-Client installiert haben, können Sie durch Anklicken der E-Mail-Adresse mit Strg+Linke Maustaste direkt ein E-Mail versenden. Ein derartig generiertes E-Mail wird automatisch oder manuell in die Terminliste eingetragen.

Memofeld

Das Memofeld dient zur Erfassung zusätzlicher unstrukturierter Informationen. Wenn Sie das Feld doppelt anklicken, wird ein vergrößertes Fenster für die Eingabe angezeigt.

Die Erfassung unstrukturierter Informationen ist insofern problematisch, als Sie nur mehr schwer in Selektionen oder Abfragen darauf zugreifen können.

 

Firmenstamm

Der Firmenstamm umfaßt von oben nach unten gesehen folgende Felder:

  • Kurzname (Verkehrsname oder Abkürzung)
  • Firmenname (laut Firmenbuch)
  • Straße
  • Land
  • Plz
  • Ort
  • Telefon (allgemein, ohne Durchwahl)
  • Telefax (allgemein, ohne Durchwahl)
  • E-Mail (allgemein, z.B. office@…)
  • Internetadresse
  • Memofeld

Die Felder sind in logischen Gruppen zusammengefaßt.

Firmenbezeichnung

Die Felder, die zur Firmenbezeichnung gehören, bestehen aus den Feldern Kurzname und Firma.

Kurzname

Tragen Sie hier den Kurz- oder Verkehrsnamen ein. Dies wird in der Regel der Name sein, nach dem Sie die Firma suchen. Der Kurzname wird in Großbuchstaben angegeben.

Firma

Hier sollten Sie den Firmennamen laut Firmenbuch angeben. In diesem Fall können Sie später auch automatisiert Rechnungsformulare erstellen.

Anschrift

Die Felder zur Anschrift sind identisch mit jenen vom Personenstammsatz. Bitte sehen Sie im entsprechenden Abschnitt nach.

Kommunikation

Dieser Bereich ist ähnlich dem von der Personenseite aufgebot. Allerdings sehen Sie rechts außen jeweils noch ein kleines Feld. Dieses ist für die Durchwahl reserviert. Beachten Sie bitte, daß die Durchwahl ein Bestandteil der Zuordnung Person-Firma ist. Dies erkennen Sie auch an der Färbung des Inhaltes (schwarz statt rot)

Telefon

Abgesehen vom zusätzlichen Durchwahl-Feld (nur bei einer Zurordnung verfügbar!) wie bei Person!

Telefax

Abgesehen vom zusätzlichen Durchwahl-Feld (nur bei einer Zurordnung verfügbar!) wie bei Person!

E-Mail

Tragen Sie die allgemeine E-Mail-Adresse der Firma ein. Diese ADresse wird in der Regel eine office@… oder info@… Adresse sein.

Wenn Sie einen MAPI-fähigen E-Mail-Client installiert haben, können Sie durch anklicken der E-Mail-Adresse mit Strg+Linke Maustaste direkt ein E-Mail versenden. Ein derartig generiertes E-Mail wird automatisch oder manuell in die Terminliste eingetragen.

Internet

Tragen Sie hier die Internetadresse (mit oder ohne führendes ) ein. Wenn Sie das Feld mit Strg+Linke Maustaste anklicken, wird Ihr Standard-Browser geöffnet und die Webseite angezeigt.

Memofeld

Das Memofeld dient zur Erfassung zusätzlicher unstrukturierter Informationen. Wie bei Person.

Zuletzt geändert 05.07.2010 10:03
  1. Überblick
  2. Installation
  3. Datenbearbeitung
  4. Selektionen und Auswertungen
  5. Terminmanagement
  6. Dokumentverwaltung
  7. Hilfsprogramme